Pengurusan Mesyuarat

Definisi mesyuarat:

Perbincangan formal antara dua pihak atau lebih untuk mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi.

Tujuan mesyuarat:

1. Penyampaian dan pertukaran maklumat
2. Kerjasama projek, penyelarasan dan komunikasi
3. Penyelesaian konflik atau mengatasi krisis
4. Analisis hala cara dan perancangan masa depan
5. Memperbaiki kerjasama semasa
6. Latihan dan pembangunan

Asas-asas pengurusan mesyuarat:

1. Perbincangan - diadakan secara positif
2. Ahli - mempunyai kepakaran
3. Notis - notis panggilan mesyuarat yang mencukupi
4. Kemudahan - kemudahan fizikal yang sesuai dan selesa
5. Masa - bermula dan berakhir mengikut ketepatan masa
6. Agenda - mempunyai agenda dan objektif yang jelas

Tindakan-tindakan sebelum mesyuarat:

1. Perbincangan antara pengerusi dan setiausaha
2. Menentukan agenda, tarikh, masa, jemputan (ahli mesyuarat) dan tempat mesyuarat
3. Membuat tempahan bilik mesyuarat
4. Menentukan kertas kerja bahagian atau unit disediakan untuk perbincangan (jika ada)
5. Menghantar surat panggilan mesyuarat
6. Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat
7. Menentukan kehadiran

*   Membuat tempahan bilik mesyuarat

1. Nama mesyuarat
2. Nama pengerusi mesyuarat
3. Nama setiausaha mesyuarat
4. Tarikh, masa mula dan masa dijangka tamat
5. Bilangan pegawai yang akan menghadiri mesyuarat
6. Peralatan atau kemudahan yang diperlukan di dalam bilik mesyuarat
7. Jenis minuman atau jamuan ringan yang diperlukan

*   Penyediaan kertas kerja (jika ada)

1. 15 hari sebelum mesyuarat, urus setia hendaklah menentukan semua kertas kerja diterima
2. Bilangan salinan kertas kerja yang diperlukan
3. Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif (sekiranya ada)

*   Menghantar surat panggilan mesyuarat 

1. Dihantar sekurang-kurangnya 10 hari sebelum mesyuarat
2. Isi kandungan surat yang perlu ada adalah:

• Nama mesyuarat
• Tarikh mesyuarat
• Masa mesyuarat
• Tempat mesyuarat
• Nama pengerusi
• Agenda mesyuarat

*   Memastikan persediaan kemudahan-kemudahan bilik mesyuarat

    (Memastikan bilik mesyuarat berada dalam keadaan kemas dan teratur)

1. Overhead projector atau LCD (jika perlu)
2. Jam dinding yang tepat berfungsi
3. Gambar-gambar tersusun rapi
4. Tempat duduk yang mencukupi dan tanda nama
5. Papan putih yang bersih beserta marker dan pemadam
6. Peralatan minuman tersedia
7. Alat pembesar suara disediakan
8. Meja mesyuarat beralas kain 
9. Kertas dan pensil disediakan

*   Senarai kehadiran

1. Senarai kehadiran ditentukan sehari sebelum mesyuarat
2. Ahli-ahli mesyuarat boleh dihubungi melalui surat, memo, emel dan telefon

Tindakan-tindakan semasa mesyuarat

1. Catatkan perkara-perkara penting yang dibincangkan dalam mesyuarat
2. Kemaskini senarai kehadiran
3. Catat keputusan yang dibuat
4. Tindakan susulan yang perlu diambil oleh pegawai atau unit

Tindakan-tindakan selepas mesyuarat

• Dalam tempoh 3 hari

           -   Menyediakan minit mesyuarat mengikut format (draf)

           -   Hantar kepada Pengerusi untuk semak atau sah

           -   Pinda?

• Dalam tempoh 7 hari

           -   Edar Minit Mesyuarat kepada ahli

• Maklum balas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat diterima oleh urus setia selewat-lewatnya seminggu sebelum tarikh mesyuarat berikutnya

          -   Menghantar Rekod Pengesahan Maklum Balas kepada Bahagian / Unit / Program / 

              Pegawai yang berkenaan

          -   Mendapat maklum balas daripada Bahagian / Unit / Program / Pegawai yang 

              berkenaan

Ciri-ciri mesyuarat yang berkualiti

1. Pandangan dan keputusan - setiap pandangan dan keputusan dirumuskan dari semasa ke semasa
2. Waktu - had waktu perbincangan bagi setiap isu / masalah ditentukan mengikut keutamaan
3. Agenda - agenda dibincangkan satu persatu
4. Ahli-ahli diberi peluang sama rata untuk perbincangan
5. Suasana - wujud suasana yang boleh merangsang perbincangan

Ciri-ciri mesyuarat yang berkualiti

1. Tegas - keputusan dibuat dengan tegas
2. Masa - pendek (2-3 jam)
3. Maklumat - memberi banyak maklumat
4. Persetujuan - keputusan dibuat dengan persetujuan terbanyak
5. Tindakan - setiap keputusan diambil tindakan segera

Definisi Minit Mesyuarat Berkualiti

Satu rekod atau kenyataan bertulis secara formal mengenai catatan ke atas sesuatu perbincangan dan keputusan dicapai oleh perbincangan tersebut sebagai bahan rujukan, tindakan susulan dan pelaporan semula pada perbincangan akan datang

Ciri-ciri minit mesyuarat berkualiti

1. Tulen - ringkas dan padat, tidak direka-reka, bukan berbentuk laporan
2. Lengkap - memberi kefahaman kepada ahli yang tidak hadir mesyuarat
3. Tepat - butir-butir perbincangan dicatat dengan tepat
4. Bebas daripada keraguan - tarikh, nama, nombor, fakta dan lain-lain

Proses Penulisan Minit Mesyuarat

a. Persediaan Mesyuarat

1. Mengetahui agenda
2. Mengetahui minit mesyuarat yang lepas jika mesyuarat berkala
3. Membaca kertas-kertas kerja (jika ada)
4. Mengetahui para hadirin (ahli mesyuarat)
5. Penguasaan menulis dalam

         -   Bahasa Melayu / Bahasa Inggeris

         -   kebolehan menulis cara yang mudah difahami

     6.  Alat kelengkapan: alat tulis dan pita rakaman (jika perlu)

b. Semasa Mesyuarat

1. Mencatat isu-isu yang dibincangkan
2. Catat pandangan ahli yang mengemukakan cadangan alternatif
3. Rekodkan keputusan, tindakan dan agensi yang bertanggungjawab
4. Memberi sepenuh perhatian kepada perbincangan
5. Mengetahui latar belakang perkara yang dibincangkan
6. Pencatat minit perlu sensitif dan bijak membezakan antara isu dan perkara yang dibincangkan

c. Selepas Mesyuarat

1. Bincang isu-isu penting yang dibangkitkan dalam mesyuarat dengan pegawai urus setia
2. Tentukan keutamaan perkara yang dibincangkan
3. Tentukan tajuk yang sesuai digunakan dalam minit
4. Olah nota perbincangan ikut tajuk, isu dan perkara-perkara bersesuaian
5. Sediakan draf minit mesyuarat dalam tempoh 3 hari
6. Dapat kelulusan Pengerusi
7. Hantar kepada ahli mesyuarat tidak lebih dari seminggu selepas mesyuarat